Prévenir les clientes d'une fermeture du salon

Une fermeture de salon se prépare en deux temps : prévenir tout le monde (vitrine, fiche en ligne, réseaux, répondeur), puis s'occuper une à une des clientes qui avaient un rendez-vous. Le second temps est celui qui coûte des clientes quand il est bâclé. Les prompts suivants couvrent les deux, pour une fermeture prévue et pour un imprévu.

L'affichage et les messages publics

Notre [salon de coiffure / institut] sera fermé du [date] au [date] inclus, pour [congés / formation de l'équipe / travaux / autre].
Réouverture le [date] à [heure]. Pendant la fermeture, les rendez-vous se prennent [en ligne / par message / pas du tout].
Rédige :
1. une affiche de vitrine de 30 mots maximum, lisible de loin, dates en JJ/MM/AAAA ;
2. un message de 50 mots pour la fiche d'établissement en ligne et les réseaux ;
3. une annonce de répondeur de 20 secondes environ, à lire à voix haute.
Ton cordial, sans excuse excessive, sans promotion.

À vérifier : les dates, trois fois. Une erreur sur le jour de réouverture se paie en clientes devant une porte fermée. Pensez aussi à modifier les horaires exceptionnels dans votre fiche en ligne : un message ne suffit pas si les horaires affichés disent « ouvert ».

Reporter les rendez-vous déjà pris

Commencez par la liste des rendez-vous concernés, tirée de votre logiciel. Elle n'a pas besoin de passer par l'assistant : seul le modèle de message y passe.

Rédige un modèle de SMS pour une cliente dont le rendez-vous tombe pendant notre fermeture.
Variables à garder entre crochets : [Prénom], [date du rendez-vous], [prestation].
Contenu : la fermeture et sa raison en quelques mots, deux créneaux de remplacement proposés [créneau 1] [créneau 2], comment répondre, et une phrase pour la cliente qui préfère annuler.
160 à 300 caractères, vouvoiement, aucune offre commerciale.
Propose aussi la version pour une cliente qui avait versé une somme à la réservation : elle peut choisir le report ou le remboursement.

À vérifier : la phrase sur la somme versée. D'après service-public, quand le professionnel annule, il rembourse le double des arrhes ; s'il s'agit d'un acompte, il le rembourse et la cliente peut réclamer des dommages et intérêts. Un report accepté par la cliente règle la question ; un report imposé, non.

Organiser les priorités de reprise

Nous rouvrons le [date]. Voici, sans nom, la liste des prestations à reprogrammer, avec leur durée : [prestation, durée, nombre].
Nos horaires de la première semaine : [horaires], avec [nombre] personnes en poste.
Propose une façon de répartir ces prestations sur la semaine, en gardant [nombre] créneaux libres par jour pour les nouvelles demandes.
Présente le résultat en tableau jour par jour, puis liste ce qui ne rentre pas.

L'assistant propose une répartition ; vous l'ajustez en fonction de ce qu'il ne sait pas (la cliente qui ne vient que le samedi, la coloration qui ne peut pas attendre trois semaines).

La fermeture imprévue

Dégât des eaux, panne, absence soudaine : il faut prévenir le jour même.

Notre salon doit fermer aujourd'hui [et demain] pour [raison courte, sans détail personnel].
Écris :
1. un SMS de 200 caractères maximum pour les clientes qui ont rendez-vous aujourd'hui : excuse brève, nous rappelons chacune pour un nouveau créneau avant [heure] ;
2. une affichette pour la porte ;
3. un message court pour la fiche en ligne.
Ne mentionne aucune information de santé ou personnelle sur un membre de l'équipe.

Ce message n'est pas une publicité

Un message qui informe d'une fermeture et propose un nouveau créneau est un message pratique. Si vous y ajoutez « profitez de -20 % à la réouverture », il devient une offre commerciale : la CNIL rappelle que la prospection par SMS demande en principe le consentement préalable des personnes, sauf exception pour les clientes existantes et des services similaires, avec un moyen simple de refuser. Gardez l'offre de réouverture pour les clientes qui ont accepté de recevoir vos actualités.