Message de rappel de rendez-vous pour coiffeur et institut

Le rappel de la veille est le message le plus envoyé par un salon. Bien écrit, il tient en deux lignes : qui, quand, combien de temps, et comment prévenir si l'on ne peut pas venir. Les prompts suivants produisent le rappel, la règle d'annulation qui l'accompagne et les réponses aux situations qui suivent.

Le rappel de la veille

Tu rédiges les SMS d'un [salon de coiffure / institut de beauté / onglerie].
Écris un SMS de rappel de rendez-vous de 160 caractères maximum, avec ces variables à garder entre crochets pour notre logiciel : [Prénom], [date], [heure], [prestation], [durée].
Il doit dire : le nom du salon, le rendez-vous, la durée prévue, et comment prévenir en cas d'empêchement (répondre au SMS ou appeler le [numéro]).
Ton : simple et cordial, vouvoiement, pas d'émoji, aucune promotion.
Propose trois versions de longueur différente.

À vérifier : le compte de caractères une fois les variables remplies par un prénom long et une prestation au nom long (« balayage et patine, coupe brushing »). Vérifiez dans votre logiciel d'envoi la longueur au-delà de laquelle un message est découpé ou facturé double.

Écrire la règle d'annulation avant de la rappeler

Un rappel qui mentionne « toute annulation tardive sera facturée » sans règle écrite au préalable crée plus de litiges qu'il n'en évite. Commencez par la règle.

Aide-moi à rédiger la règle d'annulation de notre salon, en 5 lignes maximum, à afficher à l'accueil, sur notre page de réservation et dans la confirmation de rendez-vous.
Nos choix :
- délai pour annuler sans frais : [délai]
- versement à la réservation : [aucun / somme et pour quelles prestations]
- si un versement existe, nous voulons qu'il s'agisse [d'arrhes / d'un acompte] ;
- ce qui se passe en cas de retard : [notre règle].
Écris en langage courant, sans menace. Si mes choix sont contradictoires ou incomplets, dis-le avant de rédiger.

À vérifier : le mot employé pour la somme versée. D'après service-public, en cas d'annulation par le client, des arrhes sont perdues et un acompte engage à payer le solde ; si c'est le professionnel qui annule, il rembourse le double des arrhes. Une somme versée d'avance sans précision est présumée être des arrhes. Choisissez le mot en connaissance de cause, et faites relire la règle par votre organisation professionnelle ou un juriste si vous facturez les absences.

Une ligne de rappel de la règle dans le SMS

Voici notre SMS de rappel validé : [coller].
Voici notre règle d'annulation : [coller].
Ajoute au SMS une phrase de 60 caractères maximum qui renvoie à la règle sans la recopier, par exemple vers le lien de notre page de réservation : [lien].

Répondre à la cliente qui annule tard

Une cliente annule son rendez-vous de [prestation] prévu [aujourd'hui / dans 2 heures]. Notre règle d'annulation est : [coller].
Écris deux réponses SMS courtes :
1. si nous appliquons la règle : rappel neutre de la règle, proposition d'un nouveau créneau ;
2. si nous choisissons de ne pas l'appliquer cette fois : remerciement d'avoir prévenu, nouveau créneau.
Aucun reproche, aucun ton sec.

Le choix entre les deux versions vous appartient : l'assistant ne connaît pas l'historique de la cliente.

Rappel et prospection : ne pas mélanger

La CNIL explique que la prospection commerciale par SMS demande en principe le consentement préalable de la personne, avec une exception pour les clients déjà venus quand le message porte sur des services similaires, et qu'il faut pouvoir refuser simplement à chaque envoi. Sa page ne traite pas des rappels de rendez-vous eux-mêmes. Le plus prudent est donc de garder le rappel strictement pratique, et d'envoyer les offres par un autre message, aux seules clientes qui les acceptent.

Ce que vous ne collez pas

Pour écrire ces modèles, l'assistant n'a besoin d'aucun nom ni numéro : il travaille sur des variables. N'exportez pas votre agenda de la semaine dans un assistant grand public pour « personnaliser » les rappels ; c'est votre logiciel de réservation qui remplit les variables.